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引越し時に不用品処理でやるべきことは?~オフィス編~

「知っ得コラム」第四回目は、オフィスや店舗の引っ越しにまつわるアドバイスをお届けします。
住宅の引っ越しに比べて家具や什器など、大型でかつ大量の物の移動や処分が伴うオフィスや店舗の引っ越し。
業務を止めることなく、あらゆる手続きも含めて短時間で完了するためには、引っ越し作業のみならず、不用品の処分や引き取りまで、一括で任せられる業者がお薦めです。

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質問>>
常々探していたオフィスの移転先が決まり、事務所を引っ越さなくてはいけません。ただ、お客様や取引先にご迷惑をかけないためにも、なるべく時間をかけずに済ませたいと考えています。また、顧客情報・社員の個人情報の漏えい防止など、安全性を確保した上でスムーズに引っ越しをするには、どのように進めたら良いのでしょうか。
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新事務所のレイアウトに応じて
継続使用する物と不用品を分別

オフィスや店舗の移転や撤退の場合、まずは現在利用しているオフィスや店舗が入っているビルの管理会社へ、退去予定日について連絡をする必要があります。搬出時のエレベーターの使用に関する注意事項や、大型家具を移動する際の廊下やエレベーター、階段の養生方法など、ビルの管理会社ごとにルールが決まっているので、必ず確認をしましょう。

エレベーターの養生はエレベーターの形やボタンや手すりの配置などによって養生の仕方が変わってきますので、養生する素材としては柔らかめのプラスチック製段ボールで、曲げたり、切ったりしやすい素材の物を使うと良いでしょう。

又、養生をする際に見落としがちなのがエレベーターの天井付近になります。

背の高い荷物を運ぶ際は上にぶつけて家具やエレベーターに傷をつけてしまう可能性もありますので要注意です。

また、新オフィスへ移転するケースでは、あらかじめ新しい事務所のレイアウトプランを立てておくのがコツです。新事務所で使用する物、移転に伴って処分する物を明確に区分しておくことで、引っ越しの荷物を軽減できるのはもちろん、心機一転、すっきりとした状態で新天地でのスタートを切れるでしょう。

機密性の高い書類の処分は
万全のセキュリティ体制下で!

オフィスや店舗の移転を業者に依頼する際、最も気掛かりなことは、書類の廃棄処分や重要情報が残っている可能性の高いパソコンのハードディスク、各種メディアの扱い方です。一例として、グッドサービスでは書類の処理に関して文書の溶解処理を請け負っているほか、機密性の高い書類の回収や処理を行う専門のリサイクル業者とも提携しています。提携業者では、暗証番号による認証システムやGPSを搭載した専用の回収車両を使用し、運搬時から高いセキュリティを保持。多数の監視・防犯カメラを設置したセンター内で破砕、解読不能状態にするなど、専門のスタッフがニーズに合わせた処理方法を実施しています。証明書の発行も可能ですので、安心してお任せいただけます。

また、引っ越し時に必ず行いたいのが、パソコンデータのバックアップです。外付けのハードディスクに保存する、クラウドサービスを利用するなど、データ量や予算に合わせて最適の方法を検討しましょう。引っ越しに伴い、今まで使用していたパソコンを処分する際には、事前にハードディスクを取り外して物理的に破壊する、もしくは専用のソフトでデータを完全に消去するなどの対策をとっておくとよいでしょう。

書類やパソコンには得意先の情報や会社の内部事情、社員一人ひとりの個人情報などの機密情報が隠れています。情報漏えいによって企業の信頼が失墜してしまうというケースも少なくありませんので、細心の注意を払うようにしましょう。

オフィス家具は鍵や説明書の
有無で買い取り価格が変わる!

新しいオフィスや店舗では「家具や什器、オフィス機器やインテリアを一新したい!」という場合、不用となる物の中には買い取りができる物も少なくありません。多くの場合は5~6年以内など年式が新しいことが買い取りの第1条件。次に、現在のオフィスデザインの潮流にマッチしているかどうかが重要な鍵となります。購入時にいくら高額であっても、今のオフィスデザインの流行から外れている物や、汚れや傷などが著しい物は買い取りの対象にはなりません。

またロッカーや下駄箱、デスクなどのオフィス家具は、状態が良いことに加えて、鍵の欠品がないこと、取扱説明書があることなども高値買い取りにつながるポイントになります。事務用品の鍵は各自に管理を任せていることが多く、小さい物が大半なので、紛失してしまっているケースも少なくありません。引っ越しに伴い、事務用品の買い替え・処分を決めたら、まずは付属の鍵や取扱説明書を探して集めておくと良いでしょう。
不用品が高値買い取りにつながれば、作業代との差し引きで大幅なコストダウンが期待できる他、リサイクル・リユースの循環を生むことにもつながります。

業務を継続しながら拠点の引っ越しを行う場合は特に、時間も手間も極力抑えたいところ。管理会社への届け出手続きや正しい養生方法での準備から始まり、荷物類の移動、重要情報に関する書類やメディアの処理、不用品の買い取りなど、一括で依頼できる業者を選ぶことで負担が軽減できます。これまでの実績や、認証の有無、提携している業者などを調べ、信頼できる業者をしっかりとセレクトしましょう。

グッドサービスでは、引っ越し作業や回収・処分などに関して一手に請け負う万全のネットワークが整っています。ご依頼主の方々には、つい後回しになりがちな取引先へのご挨拶などに注力していただくことで、快適なスタートダッシュを切っていただける一助になればと願っています。なお、グッドサービスでは引っ越しに限らず、オフィスのレイアウト変更とそれに伴う不用品買い取りの相談なども受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。

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さて次回のコラムのテーマは、不用になった家電や大型家具の処分方法に関するご紹介です。
部屋の模様替えや家電の買い替えなどに伴い、不用になった大型家電や大きな家具。知っているようで知らない、エアコン、テレビ、冷蔵庫、洗濯機などのリサイクル家電に関する「家電リサイクル法」について、まずはおさらいを。さらに、不用品回収業者の落とし穴や、オークション販売の危険性などについてもご紹介します。

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グッドサービスでは再販可能なものを東南アジア諸国へ輸出、リサイクルショップの運営をしております。売り上げの一部は現地の小中学校の修繕費用や、孤児院などの施設への寄付を行っております。

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